BASIS OP ORDE
Nut en noodzaak van een gezonde bedrijfsvoering
Door: Marja de Bas
Iedereen heeft in zijn werk te maken met activiteiten of aspecten die effect hebben op de bedrijfsvoering en de portemonnee van Heliomare: in welke functie je dan ook werkt. Voor de ene collega is dat logischer dan voor de ander. Hoe zit dat precies? Het antwoord daarop komt van onze concerncontroller Bas Toorenburg en Marc Janssen, programmamanager Basis op Orde.
“Je hebt in je dagelijks werk bijna allemaal te maken met bedrijfsprocessen of werk dat te factureren is. Of je nu een potlood bestelt of therapieassistentie doet. Dat heeft allemaal effect op het huishoudboekje van Heliomare”, trapt programmamanager Marc af. “En daar gaat het al een tijdje niet goed mee. Voor het potlood betaal je misschien wel te veel en de therapieassistentie raakt direct onze inkomsten, omdat die te factureren is bij de zorgverzekeraar. Potloden centraal inkopen is goedkoper dan bij de boekhandel op de hoek. Het zijn twee eenvoudige voorbeelden, maar wel illustratief.”
Even terug naar het begin: waarom het programma Basis op Orde?
Bas: “Eind 2018 is op basis van onderzoek door de nieuwe accountant geconstateerd dat Heliomare bedrijfsprocessen en de financiën niet goed op orde had. We waren niet ‘in control’. Dat was mede de aanleiding voor het verbeterprogramma ‘Basis op Orde’ dat begin 2019 startte. We hadden al jaren geen goed inzicht in onze financiën en bedrijfsprocessen, waardoor we ook geen toekomstbestendige besluiten konden nemen. Tot begin dit jaar gaven we daar niet voldoende aandacht en prioriteit aan. Dat hebben we gelukkig met dit programma weten om te keren.”
Wat is de belangrijkste verandering die het programma moet opleveren?
Marc: “Het begint bij dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het huishoudboekje van Heliomare als onderdeel van haar of zijn dagelijks werk. Want daardoor draag je er direct aan bij dat Heliomare een gezond bedrijf wordt en blijft. En dat we ons geld uitgeven aan de juiste activiteiten, namelijk de ondersteuning van de leerlingen, cliënten en patiënten van Heliomare.”
Marc Janssen:
‘Het begint bij dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het huishoudboekje van Heliomare als onderdeel van haar of zijn dagelijks werk.’
Kunnen jullie een aantal voorbeelden noemen van verbeteringen die daaraan bijdragen?
Marc: “Tot voor kort kostte het de collega’s van de administratieve processen veel tijd om alle registratiegegevens compleet te krijgen, alvorens kon worden gefactureerd. Zonde van de tijd, want ook die tijd kost onnodig geld. We zien nu gelukkig een verbetering, maar we moeten scherp blijven op een beter resultaat. We streven naar een herstelpercentage dat nihil is, om de lat maar even hoog te leggen”.
Bas: “Op dit moment zijn we bijna een half miljoen euro kwijt aan accountantskosten, terwijl vergelijkbare organisaties als Heliomare dat met zeventigduizend euro per jaar doen. Van het verschil kunnen we heel veel andere dingen doen. Een ander voorbeeld is ons inkoopproces. We hebben jaarlijks 12 miljoen materiële lasten. Heliomare heeft veel leveranciers, met verschillende afspraken en eigen betalingswijzen. Daarnaast is ons controlesysteem kwetsbaar. Door centraal in te kopen en een ander controlesysteem, kunnen we volumevoordeel halen en ons veel geld besparen. Voorwaarde is wel dat we zorgen voor een goed bestelproces en snelle levering.”
Wat heeft Basis op Orde tot nu toe opgeleverd?
Marc: “We startten met 130 projecten en zoals het er nu uitziet beginnen we 2020 met zo’n 60 resterende projecten. Er is heel wat werk verzet. Een van de belangrijkste resultaten is dat managers vanaf april maandelijks inzicht hebben in hun financiële resultaten. Voor hen maakt dat een wereld van verschil, omdat zij direct kunnen zien wat de resultaten zijn van alle inspanningen. Zij kunnen hiermee niet alleen op basis van de inhoud sturing geven, maar ook op basis van de financiële resultaten. Voor Heliomare is dat op dit moment heel belangrijk, nu een aantal onderdelen het financieel zwaar hebben.”
Bas Toorenburg:
‘Het is net als thuis. Je kunt pas een nieuwe bank kopen, als je voldoende geld hebt.’
De laatste tijd gaat het in Heliomare veel over geld. Hoe zien jullie dat?
Bas: “Nou eigenlijk heel simpel. Het is net als thuis. Je kunt pas een nieuwe bank kopen, als je voldoende geld hebt. Het is Heliomare lange tijd financieel voor de wind gegaan, zonder dat we goed wisten of het wel kon wat we deden. We doen bijvoorbeeld heel veel extra’s voor leerlingen, patiënten en cliënten, waar geen of niet voldoende inkomsten tegenover staan. Dat kunnen we ons niet meer permitteren. Er waren ook geen heldere spelregels of kaders. Daar betalen we nu een hoge prijs voor.”
We zijn dus over de helft. Wat moet er nog gebeuren?
Marc: “Naast de inhaalslag met nog 60 projecten te gaan, is het belangrijkste, dat iedereen zich beseft hoe noodzakelijk het is om volgens wetgeving, interne richtlijnen en procedures te werken. Gewoon om aan het einde van de maand je salaris te kunnen ontvangen. Dat vraagt continue aandacht en inspanning van iedereen. Houd je aan afspraken, houd elkaar scherp en vooral: spreek elkaar aan. En uiteraard vraagt dat transparantie en moet je gefaciliteerd worden om datgene te doen dat bijdraagt aan het huishoudboekje van Heliomare. Dan bouwen we met elkaar aan een gezond Heliomare.”