Veranderen naar zelforganisatie

Eerst zaaien en oogsten
in proeftuinen

door: Marja de Bas

In de vorige H. kon je lezen dat de collega’s van RVE Chronische Pijn als proeftuin zijn gestart in het proces naar zelforganiserende teams. Als eerste bogen zij zich over de indeling in verschillende teams. Dat bleek minder vanzelfsprekend dan gedacht. Hoe is dat proces verlopen en welke vraagstukken liggen nu voor?

Fysiotherapeut Ronald Kan vertelt: “Bij de indeling naar drie teams hebben we die van de diagnoses al vrij snel los gelaten. Onze werkzaamheden komen voor 80% overeen, dus dat was eigenlijk geen goed criterium. Nu hebben we de indeling vooral gebaseerd op ervaring, competenties, verdeling m/v, aanwezigheid en evenredige verdeling van de verschillende disciplines. De drie teams van Chronische Pijn bestaan uit ongeveer tien teamleden.”

Waar heeft jouw team zich als eerste op gericht?

Ronald: “We namen een blanco papier voor ons en stelden ons de vraag: ‘Als ik patiënt van het team Chronische pijn zou zijn, hoe zou ik dan behandeld willen worden?’ Dat leverde een aantal uitgangspunten op. Deels staan deze lijnrecht tegenover onze huidige aanpak. Nu dicteert bijvoorbeeld de financieringsstructuur onze werkwijze en die is daardoor niet altijd klantvriendelijk. Stel, een patiënt heeft langer behandeling nodig dan binnen de DBC-bekostiging[1] is toegestaan, dan moet volgens de regelgeving iemand 6 weken wachten voordat een nieuwe DBC geopend kan worden. Hier is duidelijk sprake van een spanningsveld, maar daar laten we ons nu even niet door leiden. Met die uitgangspunten gaan we nu verder aan de slag.”

“Een belangrijk thema wat ons ook bezighoudt is ‘accountable care’. Als zelf organiserend team hebben we ook een financiële verantwoordelijkheid en dat betekent dat er een goede balans moet zijn tussen onze zorgverlening en betaling daarvan. We willen dus inzicht in kosten en baten. Dat blijkt tot nu toe lastig boven tafel te krijgen. Daarover gaan we in gesprek met onze controller.”

Hoe zit het met de verschillende teamrollen?

Ronald: “Dat is onze volgende stap. Wie gaat wat doen? Dan kun je denken aan functioneringsgesprekken, ziekte en gezondheid, scholing, materialenbeheer, personeelsbeleid. Hoe onze rollen zich straks verhouden tot de productiviteitsdoelstelling van 85% vinden we nog best een spannende.”

[1] Een DBC is een diagnosebehandelingscombinatie. Van ieder DBC is de tijdsduur en inzet van individuele en groepsbehandeling vastgelegd. Aan iedere DBC hangt een bepaald prijskaartje.

“Ik ben aangenaam verrast
dat de dynamiek meteen anders is dan in een team van dertig”

Wat heeft jullie team aan wensen?

“Dat we als team meer regelruimte krijgen om de behoefte van de patiënten goed af te stemmen op inzet van het team. We willen bijvoorbeeld graag meer flexibiliteit en regelmogelijkheden in de planning van patiënten. Daarnaast hebben we wensen op ICT-gebied, zoals de mogelijkheid voor patiënten om online afspraken te maken of verandering van de ICT-infrastructuur. Als ik een patiënt aan het screenen ben heb ik nu bijvoorbeeld vijf applicaties open staan waartussen ik steeds moet schakelen.”

Hoe wordt jouw team gefaciliteerd?

Ronald: “We hebben een externe coach die we al onze vragen en dilemma’s kunnen voorleggen. Hij helpt ons te structureren en prioriteiten te stellen. Dat werkt heel prettig. In z’n algemeenheid vinden we het jammer dat het proces naar zelf organisatie niet in tijd wordt gefaciliteerd. Een paar keer kwamen we bij elkaar buiten werktijd van een aantal teamleden, maar dat vinden we niet wenselijk. We komen nu twee keer per maand een uur bij elkaar in werkoverlegtijd. Daardoor blijven wel andere zaken liggen.”

En hoe zit het met de ontwikkeling van je team?

Ronald: “Ik ben aangenaam verrast dat de dynamiek meteen anders is dan in een team van dertig. Er is een open cultuur. We zijn meer van elkaar afhankelijk en er is meer interactie. Iedereen doet mee. We worstelen nog wel met vraagstukken, bijvoorbeeld hoe we besluiten met elkaar nemen. Wat doen we als iemand het ergens mee oneens is?

Hoe leren proeftuinen van elkaar?

“Alle proeftuinen zijn een keer bij elkaar geweest om ervaringen te delen en van elkaar te leren. Dat is op zich heel nuttig, maar die vorm bleek echter niet helemaal bevredigend, omdat we toch ook heel verschillend zijn. De drie teams van Chronische pijn treffen elkaar eenmaal per 2 maanden.”



De redactie van de H. blijft de proeftuin chronische pijn volgen.